News

ass deutsche Behörden in Sachen Digitalisierung anderen Ländern um Jahrzehnte hinterherhinken, wurde während der Corona-Zeit der gesamten Bevölkerung unangenehm offenbar. Leider ist die altbackene Arbeitsweise jedoch längst nicht nur bei noch Gesundheits- und Bürgerämter etabliert – es zieht sich durch die gesamte deutsche Behördenbürokratie auf jeder Stufe.

So wurde der Fall einer Sprachschule an uns herangetragen, die im Auftrag des BAMF (Bundesamt für Migration und Flüchtlinge) Deutschunterricht für Flüchtlinge und Migranten anbietet. Das BAMF bezahlt den Unterricht und übernimmt auch die Kosten für die Fahrt zur Sprachschule und Verpflegung.

Die Ausgangslage

Das Bundesamt macht sich die Arbeit leicht, indem sie der Sprachschule monatlich einfach den Gesamtbetrag für Schul-, Reise- und Verpflegungskosten überweist und ihr eine viele Seiten umfassende Liste schickt mit der IBAN-Nummer aller Teilnehmenden mit der Bitte, die Erstattung von hunderten kleinen Reisekostenanteilen selbst an die Schulungsteilnehmer zu überweisen.

Für die Schule bedeutete das ein administrativer Alptraum: Hunderte IBAN-Nummern von Hand in ein Onlinebanking-Tool übertragen, Auszahlungen einzeln auslösen, falsch angelieferte IBAN-Nummern vom BAMF korrigieren lassen, Auszahlungen erneut vornehmen usw. Und das jeden Monat neu.

Die SIMPLE Lösung

Auf Anfrage haben wir einen simplen Ablauf mit zwei Schritten entwickelt: Im ersten Schritt werden die Abrechnungen gescannt und anhand eines etablierten Standardtools durch Texterkennung in ein maschinenlesbares Format umgewandelt. Gleichzeitig werden die Daten plausibilisiert, auf Vollständigkeit und Kompatibilität mit Bankanforderungen geprüft (z.B. gültige IBAN, vollständige Datensätze, von Banken lesbare Zeichen in ausländischen Vor- und Nachnamen usw.). Ebenso wird mögliches “Rauschen sowie mögliche Darstellungsfehler eliminiert (Punkte auf dem gescannten Papier usw.).

Im zweiten Schritt wird dem Bearbeiter eine Auflistung angezeigt, in der alle zu verarbeitenden Zahlungen inkl. farblicher Markierung aller erkannten Fehler, Unklarheiten oder möglichen Dubletten aufgeführt sind.

Nachdem der Bearbeiter die Liste abgearbeitet und z.B. fehlende IBAN-Nummern ergänzt hat, kann er per Knopfdruck eine Zahlungsdatei (SEPA, XML nach PAIN.001) erstellen, die er in jedes mögliche Onlinebanking-Tool importieren kann.

Wie immer heisst die Lösung: Einfachheit

Dank diesem einfachen Tool spart die Sprachschule monatlich viele Stunden Arbeitszeit – und vor allem eine Menge Ärger. Und sie ist ein Beweis dafür, dass der deutsche Mittelstand in der Lage ist, nicht nur selbst in der digitalen Welt an der Spitze zu sein, sondern sogar die Rückständigkeit der Behörden zu kompensieren.

Das ist ein kleines Beispiel dafür, was wir meinen, wenn wir sagen: Ein Hoch auf die Einfachheit!